Uma folha de cálculo é uma aplicação que serve para trabalhar números. Todavia não fica por aqui, uma vez que podemos a partir dos números criar gráficos e todo um sem numero de formulas, actualizadas sempre que uma das suas parcelas se altera, etc.

Os ficheiros do Excel são designados por livros, dentro de cada livro encontraremos várias folhas é nestas folhas que iremos trabalhar.

O Excel é uma folha de cálculo electrónica extremamente poderosa. Foi elaborado pela empresa americana Microsoft Corporation (autora do Windows). Para usarmos esta aplicação temos de a executar. Existem vários métodos para o fazer. O mais simples e universal consiste em usar o comando Programas do Menu Iniciar. Outro método também muito usado consiste em fazer um duplo clique em cima dum atalho para a aplicação. Depois efectuar esta operação aparece, no monitor, o Ambiente de Trabalho do Excel. É neste que podemos escrever, formatar, corrigir e imprimir o nosso texto. A seguir mostramos cada um dos seus elementos:

Um endereço é relativo quando utilizado numa formula ao copiar-mos a formula o endereço altera-se, quando copiamos para baixo ou para cima ele altera a sua linha, quando o copiamos para a esquerda ou para a direita ele altera as colunas.

Exemplo:

Este tipo de endereço é utilizado quando temos a necessidade de fixar um endereço.

Dizem-se absolutos pois não se alteram na formula mesmo que esta seja copiada por arrastamento.

Para fixar um endereço:

Após o ter seleccionado a célula pressione a tecla F4, irá aparecer o símbolo de $

Exemplo:

Fixar Coluna e Linha

Fixar apenas Linha

Fixar apenas Coluna

Este tipo de endereço é o menos utilizado sendo no entanto mais natural pois como o próprio nome indica na contrário de aparecer, por exemplo, B2 poderá aparecer SOMA, o nome da célula passa a ser SOMA em vez de B2.

Quando utilizado em formulas este endereço comporta-se como um endereço absoluto, fixando a coluna e a linha.

No Excel temos vários cursores, cada um deles utilizado em situações diferentes.

O Excel tem a capacidade de criar elementos a partir de um único, ou seja, se escrever Janeiro numa célula e depois a arrastar, o Excel escreve Fevereiro, Março até libertar o botão.

Exemplo:

O mesmo acontecendo se escrever segunda-feira, poderá ter terça-feira, quarta-feira, ... . Pode também criar uma lista a partir de duas células cada uma com um número diferente.

Exemplo:

Para criar uma formula pessoal, basta:

Exemplo:

Temos a seguinte folha de cálculo:

Para colar as funções:

Sintaxe: SOMA(NUM1;NUM2; ...)

NUM1;NUM2; ... – são entre 1 e 30 argumentos, que podemos adicionar.

Utilizamos a função SOMA, para soar todos os números da lista de argumentos, ou seja, para saber o total de um conjunto de endereços.

Exemplo:

Utilizando o exercício 1 vamos somar os valores das encomendas de 2ª até 6ª.

De imediato aparece uma linha pontilhada à volta de determinadas células. Caso essa linha esteja colocada à volta das células que queremos somar, basta pressionar <<Enter>>.

Caso isso não aconteça, deveremos seleccionar as células que queremos somar e só depois pressionamos <<Enter>>.

Sintaxe: MÉDIA (NUM1;NUM2;...)

Exemplo:

Utilizando o exercício 1, queremos calcular a média de encomendas diárias, como sabemos os valores de todos os das da semana e cada valor (argumento), está colocado numa célula, podemos encontrar a média.

Sintaxe: MÁXIMO(NUM1;NUM2;...)

Exemplo:

Utilizando o exercicio1, vamos localizar o valor máximo de encomendas diárias por tipo de equipamento.

Sintaxe: MÍNIMO(NUM1;NUM2;...)

Utilizamos a função Mínimo, para encontrar o mínimo elemento da lista de argumentos.

Exemplo:

Utilizando o exercicio1, vamos localizar o valor mínimo de encomendas diárias por tipo de equipamento.

Sintaxe: SE(TESTE_LÓGICO;VALOR_SE_VERDADEIRO;VALOR_SE_FALSO)

Utilizamos a função SE quando temos duas ou mais hipóteses e queremos que o Excel escolha uma delas mediante uma condição.

Exemplo:

Utilizando o exercício 1, queremos saber se o numero de peças em stock é suficiente para as encomendas, caso seja suficiente deverá aparecer a expressão SIM, nos casos em que não é suficiente deverá aparecer a expressão NÃO.

Sintaxe: CONTAR.VAL(VALOR1;VALOR2;...)

Utilizamos a função Contar.val para contar o número de células com dados, não em branco, contidas na lista de argumentos.

Exemplo:

Utilizando o exercício 2, vamos contar o número total de convidados.

A formula Contar utiliza-se da mesma forma que o Contar.val, no entanto o Contar, conta apenas o numero de células com números.

Sintaxe: CONTAR.SE(INTERVALO;CRITÉRIOS)

Com a função Contar.se, contamos o número de células que estão de acordo com a condição especificada.

Exemplo:

Utilizando o exercício 2, vamos contar o numero de convidados já confirmados, ou seja, quantas vezes aparece a letra S, que representa SIM.

Sintaxe: SOMA.SE(INTERVALO;CRITÉRIOS;INTERVALO_SOMA)

Utilizamos a função Soma.se para adiciona as células especificadas por um determinado critério.

Exemplo:

Utilizando o exercício 2, vamos somar o número de acompanhantes, mas apenas dos convidados já confirmados.

Sintaxe: CONCATENAR (TEXTO1;TEXTO2;...)

Utilizamos a função concatenar para juntar numa só célula o conteúdo de várias ou então para juntar uma expressão no resultado de uma formula.

Exemplo:

Utilizando o exercício 2, vamos unir a coluna Apelido e a coluna Nome na coluna Apelido, Nome.

Agora que criou a formula correcta, terá que copia-la para os restantes convidados.

Sintaxe: E(LÓGICO1;LÓGICO2;...)

Utilizamos a função E para unir duas condições numa só.

Exemplo:

Utilizando o exercício 2, vamos calcular o desconto de cada convidado, sabendo que os convidados já confirmados e com mais que um acompanhante, terão um desconto de 10% e todos os outros terão apenas 5%. Em suma, se confirmado sim E mais que um acompanhante – desconto 10%, todos os outros 5%.

Agora que criou a formula correcta, terá que copia-la para os restantes convidados.

No Excel existem vários tipos de formatação, que vão desde o tio de letra, limites entre outros.

As formatações poderão desempenhar um papel fundamental no aspecto da nossa folha de cálculo, mas e sobretudo são fundamentais no que diz respeito à caracterização, propriedades da célula.

Podemos utilizar formatos de números para alterar o aspecto dos números, incluindo datas e horas, sem alterar o próprio número. O formato de números que aplicarmos não afecta o valor da célula actual - apresentado na barra de fórmulas - que o Excel utiliza para efectuar cálculos.

O formato Geral é o formato predefinido. A maior parte das vezes o que introduz numa célula com o formato Geral é o que é mostrado. No entanto, se a célula não tiver largura suficiente para mostrar o número completo, o formato Geral arredonda os número decimais e utiliza a notação científica para números grandes.

O Excel contém vários formatos de números incorporados que podemos seleccionar. Os formatos por Categoria, lado esquerdo, incluindo Numero, Moeda, Contabilidade, Data, Hora, Percentagem, Fracção, Científico, Texto, Especial e Personalizado. A categoria Especial inclui formatos para códigos postais e números de telefone. As opções para cada categoria aparecem do lado direito da lista Categoria.

Se um formato de números incorporado não apresentar os dados da forma que pretende, podemos utilizar a categoria Personalizado no separador Número para criar um formato de números personalizado. Os formatos de números personalizados utilizam códigos de formatação que descrevem como pretendemos apresentar um número, uma data, uma hora ou texto.

Nas formatação podemos encontrar todas as opções que dizem respeito ao alinhamento, quer o horizontal quer o vertical, podemos ainda alterar a orientação assim como o controlo do texto.

Podemos aplicar vários estilos de limites e também vários limites, para isso basta seleccionar a célula ou um conjunto de células e aqui nesta janela escolher quais as nossas opções.

Nas opções de configurar página, podemos configurar todos os aspectos referentes a como a página será impressa, por exemplo, a sua orientação, as margens, etc.

Para isso vamos ao menu Ficheiro e pressionamos sobre a opção Configurar Página.

Umas das opções mais utilizadas é a opção de imprimir as linhas de grelha, com esta opção o Excel não necessita de limites, pois serão impressas as linhas que formam as células exactamente como nós as vemos no ecrã.

Pode apenas ter um cabeçalho e um rodapé personalizados em cada folha de cálculo. Se criar um novo cabeçalho ou rodapé personalizado, este irá substituir qualquer rodapé ou cabeçalho existente na folha de cálculo.

Podemos escolher uma cabeçalho ou um rodapé já existente, ou então podemos personaliza-los, para isso basta pressionar sobre o botão de personalizar, onde poderemos escrever na secção esquerda, centro ou direita.

Com o Excel podemos ordenar o conteúdo das células, de um conjunto de células.

Utilizando o exercício 2, vamos ordenar os convidados pelo nome.

Ficando com a lista ordenada.

Se uma célula contiver resultados de fórmulas ou outros valores de células que pretendemos controlar, pode identificar as células aplicando-lhe uma formatação condicional. Por exemplo, pode aplicar sombreado verde (realce) à célula, no caso das vendas excederem as previsões e pode aplicar um sombreado vermelho se as vendas forem inferiores ao previsto.

Utilizando o exercício 2, vamos aplicar a formatação condicional, no caso dos convidados já confirmados, deverá aparecer o texto a verde e a negrito no caso de ainda não confirmação deverá aparecer o texto a vermelho.

Na janela que aparece:

A nossa lista ficará com este aspecto:

Podemos fazer gráficos sobre valores existentes nas folhas de cálculo.

Utilize um gráfico para melhorar a transmissão de informação, quando a informação é densa e se necessita de a transmitir rapidamente um gráfico é a melhor forma.

Utilizando o exercício 3, vamos criar vários gráficos.

Aparece a Janela:

Aparece a Janela:

Aparece a janela:

Aparece a janela:

Sempre que seleccionar a opção como objecto o gráfico será inserido na folha onde estão os dados, se seleccionar como nova folha o gráfico será inserido numa folha cuja única informação será o gráfico que ocupará todo o espaço disponível.

Obtemos um gráfico idêntico ao seguinte

Seleccionando os dados da 1ª e 2ª frequência e o tipo de gráfico linhas, obteremos um gráfico idêntico ao seguinte:

Seleccionando os dados da 1ª , 2ª frequência e a Nota Final e o tipo de gráfico personalizado, obteremos um gráfico idêntico ao seguinte: